2　文書取扱主任者は、次の職務を担当する。

2　委員会に関し必要な事項は、別に定める。

2　総務課に特殊取扱郵便記録簿(別記様式第2号)の簿冊を備える。

2　文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終る。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に必要と認めたものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3　総務課は、条例、規則及び訓令の文書を条例等台帳(別記様式第4号)に、毎年1月1日に第1号から始まる区分ごとの一連の順位番号を付け登載しなければならない。

4　各課は、告示及び達の文書を、総務課が備える告示台帳(別記様式第5号)及び令達台帳(別記様式第6号)に、毎年1月1日に第1号から始まる区分ごとの一連の順位番号を付け登載しなければならない。

5　各課は、指令の文書を各課が備える指令台帳(別記様式第7号)に、毎年4月1日に第1号から始まる一連の順位番号を付け登載しなければならない。

2　勤務時間外に到着した文書は、上三川町当直規程(昭和39年上三川町訓令第2号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務課長に引き継がなければならない。

3　料金の未納又は不足の文書は、その料金を支払い、受領することができる。

2　秘密文書は、「親展」表示のあるものは名あて人、その他のものは関係課長に直接交付しなければならない。

3　数課に関係のある文書又は物品は、最も関係の深いと認められる課に配布しなければならない。

2　軽易文書以外の文書は、当該文書の左上余白に受付日付印(別記様式第8号)を押印する(「収受」という。)とともに、記号及び番号を記入し、文書件名簿に受付年月日、件名、番号、受信人、発信人(発信記号及び発信番号)その他必要な事項を記載しなければならない。

3　軽易文書は、当該文書の左上余白に受付日付印を押印しなければならない。

4　一般書留、現金書留、簡易書留、特定記録その他これに類する文書は、前項による取扱いのほか、特殊取扱郵便記録簿に登載しなければならない。

5　訴願書、審査請求書、当選承諾書その他到達の日時が権利の得喪に関係のあるものは、受付日付印に到着日時を明記するとともに、文書件名簿に到達の日時を記載しなければならない。

2　重要又は異例の文書は、その処理に先立って町長又は副町長の指示を受けなければならない。

3　配布された文書中、他課に関係のあるものは、処理に先立って関係課に合議しなければならない。

2　起案は、常用漢字及び現代かなづかいを用い、文章は、平明簡易、字画は、明瞭にしなければならない。

3　起案は、事務担当者又は命を受けた者が行うものとし、簡明な標題(件名)を付け、施行者名は町長名としなければならない。ただし、庁内に発するものについては、副町長又は課長名とすることができる。

4　起案は、法令により縦書きと定められているものを除き、左横書きとする。

2　回議について異議がある者は、起案者に協議し、協議が整ったときは起案者が訂正する。

3　課長は、案を審査し、必要と認めるときは訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正したうえ、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは副町長を経て町長に提出する。

4　他課に関係のあるものは、回議用紙の次に付せん用紙(別記様式第10号)を添付し、副町長に提出するに先立って関係課に合議する。

5　前項の場合において、合議を受けた関係課が当該事案の処理に関し異議があるときは、速やかに主管課と協議し、協議が整ったときは、主管課において訂正又は再起案をする。ただし、協議が整わないときは、異議のある課は、異議の要旨を付せん用紙に記載して主管課に返付し、主管課は上司の指示を受けなければならない。

6　町長又は副町長は、必要と認めるものは主管課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは町長が決裁する。

7　回議又は合議を受けた者は、回議用紙に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

8　回議書を訂正する場合においては、訂正者は訂正箇所に押印しなければならない。

9　町長は、決裁を終ったときは、直ちに回議書を主管課長に交付する。この場合において、主管課長は、直ちに決裁の年月日を記入しなければならない。

10　急を要するもの、重要なもの、秘密を要するもの及び説明を要するものは、起案者又は主管課長が持ちまわり、上司の決裁を受けることができる。

2　決裁の終った回議書(以下「原議」という。)で前項の表示のあるものは、その施行に先立って、これを関係課に回示しなければならない。再回を求められないものについて、決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、また同様とする。

3　再回を受けた文書は、直ちに処理し、要求者が閲了年月日を記入のうえ、主管課に返付しなければならない。

4　他課に合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係課に通知しなければならない。

2　各課長は、議会の議決を必要とする案件が決裁されたときは、指定された日までに、その案件を総務課長に送付しなければならない。

2　文書件名簿に登載されなかった文書又は軽易な文書は、前項の登載事項中番号を省略し、号外とすることができる。

2　浄書は、かい書を用いる。

3　浄書が終ったときは、浄書者が原議の「浄書」の欄に押印しなければならない。

4　浄書は、原則として決裁の終った日に行わなければならない。

5　文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては施行の日による。

6　浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の「校合」の欄に押印しなければならない。

2　公印を押印するときは、浄書した文書に原議を添えて公印管理者の承認を受けなければならない。

2　各課は、年度終了後に前年度分及び前々年度分の文書整理一覧表を作成し、課長の承認を受けて、各文書整理一覧表の写しを総務課に提出するものとする。

3　前年度分の文書整理一覧表は、簿冊の移換え時に前年度の簿冊について記載する。

4　前々年度分の文書整理一覧表は、簿冊の置換え時に再度簿冊の見直しを行い、修正を反映して文書整理一覧表を確定させる。

5　保存年限1年の簿冊は、廃棄を行い、文書整理一覧表の当該簿冊の廃棄年月の欄に廃棄年月を記入する。

6　文書整理一覧表の記載内容の追加、変更及び廃棄による抹消等については、総務課の承認を得て行わなければならない。

7　総務課は、全庁の文書整理一覧表の変更等の経緯を把握し、全庁の文書整理一覧表をもとに、小分類別の簿冊一覧表として文書整理基準表を作成する。

2　公開文書目録の構成は、次のとおりとする。

2　重要文書として指定できる文書は、次のとおりとする。

3　重要文書目録は、3部作成し、1部は当該簿冊の初めに綴じ込み、1部は各課で保管し、1部は公開目録用として総務課に提出する。

4　重要文書目録が索引目録作成の簿冊と重複する場合は、索引目録をもって代用することができるものとする。

5　各課の重要文書目録の維持管理は、各課において行う。ただし、記載内容の追加、変更及び廃棄による抹消等については、総務課に提出して承認を得るものとする。

2　文書は、原則として施行月日の順に整理し、最新の文書が最上位になるように編さんする。

3　簿冊には、次に掲げる事項を記入したタイトル(別記様式第16号)を背表紙に貼付する。

4　図面筒、製本物、伝票綴りなど、形状が特殊な場合には、前項各号に掲げる事項を形状等に合わせて表示するものとする。

5　複年度簿冊の文書整理一覧表への記載は、途中の各年度においては「続」と記入しなければならない。

6　複年度簿冊は、最終完結年度において、一般の単年度簿冊と同じ扱いをする。

2　索引目録は、3部作成し、1部は当該簿冊の初めに綴じ込み、1部は各課で保管し、1部は公開目録用として総務課に提出する。

2　文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。ただし、暦年別に整理する必要がある文書の場合には、翌暦年の1月1日から起算するものとする。

3　文書の分類は、別表のとおりとする。

4　文書の分類の設定又は変更が生じたときは、文書取扱主任者が課内で取りまとめ、課長の承認を受けたうえで文書整理一覧表に表示し、総務課へ提出する。

5　前項の場合において、文書取扱主任者は、文書整理一覧表と併せて文書分類設定・変更書(別記様式第17号)を総務課に提出するものとする。

2　永年文書は、保存年限10年経過時点で主管課長が新たな保存年限の設定を行った上、簿冊タイトル及び永年簿冊台帳の書換えを行う。この場合、各課は、新たな永年簿冊台帳を総務課に提出するものとする。

2　常用文書に指定することができる文書は、次のものとする。

2　保管の期間は、原則として現年度及び前年度の2年度分とする。

2　移換え及び置換えの実施に伴い、次の事務を行う。

3　各課は、書庫への置換え時に、保存年限1年の文書を内容確認のうえ廃棄する。この場合において、各課は書庫に置換える文書についても内容を見直し、不要文書は廃棄するものとする。

2　文書の保存は、各課が責任を持って行わなければならない。

2　各課は、原則として次の手順により書庫内の簿冊配列を行うものとする。

2　文書の廃棄は、次の方法により行うものとする。

3　前項第1号において保存年限の延長が必要とされる場合は、文書取扱主任者が課内で取りまとめ、課長の承認を受けたうえで文書整理一覧表の修正を行う。

4　前項の場合において、文書取扱主任者は、文書整理一覧表と併せて保存年限変更書を提出するものとする。

(施行期日等)

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

2　文書整理番号は、改正後の上三川町文書取扱規程(以下「新規程」という。)第9条第2項の規定にかかわらず、平成13年12月31日までは改正前の上三川町文書取扱規程(以下「旧規程」という。)に基づいて付された文書整理番号に引き続いて付すものとする。

3　順位番号は、新規程第9条第3項の規定にかかわらず、平成13年12月31日までは旧規程に基づいて付された順位番号に引き続いて付すものとする。

4　新規程第25条、第26条、第27条、第28条第1項、同条第5項、同条第6項、第30条、第31条、第32条、第33条、第34条、第35条、第36条及び第37条の規定は、平成10年4月1日以降の文書から適用する。

5　旧規程第6条第3項に定める様式は、平成13年12月31日まで使用することができる。

6　旧規程第11条第1項に定める様式に基づいて作成した回議用紙は、所要の補正をして使用することができる。

この訓令は、平成14年1月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の上三川町文書取扱規程の規定は、平成15年4月1日から適用する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2　産業振興課の文書整理番号は、改正後の上三川町文書取扱規程(以下「新規程」という。)第9条第2項の規定にかかわらず、平成17年4月1日から始まり、新規程第9条第1項第8号の文書整理記号を用い、改正前の上三川町文書取扱規程(以下「旧規程」という。)第9条第2項の規定により農務課において使用していた文書整理番号に引き続いて付すものとする。

3　産業振興課の指令の文書の順位番号は、新規程第9条第4項の規定にかかわらず、平成17年4月1日から始まり、新規程第9条第1項第8号の文書整理記号を用い、旧規程第9条第4項の規定により農務課において使用していた順位番号に引き続き付すものとする。

1　この訓令は、平成18年1月1日から施行する。

2　改正後の上三川町文書取扱規程(以下「新規程」という。)第9条第2項の規定にかかわらず、平成18年3月31日までの文書整理番号は、改正前の上三川町文書取扱規程(以下「旧規程」という。)第9条第2項の規定により平成17年1月1日から各課において使用していた文書整理番号に引き続いて付すものとする。

3　新規程第9条第5項の規定にかかわらず、平成18年3月31日までの指令の文書の順位番号は、旧規程第9条第4項の規定により平成17年1月1日から各課において使用していた順位番号に引き続いて付すものとする。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程施行の際現に改正前の上三川町文書取扱規程の規定により作成された文書に係る文書の分類は、改正後の上三川町文書取扱規程の別表の規定にかかわらず、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に保存されている文書の分類については、なお従前の例による。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成28年4月1日から適用する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年5月6日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の上三川町文書取扱規程の規定により作成された文書に係る文書の整理番号及び分類は、改正後の上三川町文書取扱規程第9条及び別表の規定にかかわらず、なお従前の例による。