マイナンバーカードに関連する保存文書の誤廃棄について（お詫び）
この度、町住民課において、マイナンバーカードに関連する文書の誤廃棄がありました。
マイナンバーカードを発行する際に、町民の皆様から提出していただいたマイナンバーカード交付通知書・電子証明書発行通知書等について、保存期限を誤り、廃棄してしまったものです。
1．事案の概要
マイナンバーカードに関連する文書については、「公的個人認証サービス事務処理要領」（総務省自治行政局長通知）に基づき、15年または10年の保存期限が定められておりましたが、制度開始当初から、町の文書取扱規程の中で5年の保存年限と誤って設定しており、平成27(2015)年度から平成30(2018)年度までの文書については、同文書取扱規程に基づき、5年で廃棄してしまいました。
2．保有個人情報
誤廃棄した文書は平成27(2015)年度から平成30(2018)年度までの、マイナンバーカード交付通知書・電子証明書発行通知書等であって、約3,600人の方の氏名、住所、生年月日、マイナンバー（一部の方）等が含まれておりますが、当該文書は、適切に廃棄処分（溶解処理）されており、個人情報漏えいの恐れはありません。
3．原因及び再発防止策
保存期限における職員の認識不足、また、廃棄時におけるチェック体制が不十分であったことが原因と考えています。今後は、廃棄年度の訂正を行うとともに、廃棄の際には、複数の職員で廃棄年度を確認することを徹底します。
本来保存されるべき文書を誤って廃棄したことなどの事態を重く受け止め、町民の皆様にご心配とご迷惑をおかけしたことを深くお詫び申し上げますとともに、再発防止と適正な文書管理の徹底に努めて参ります。
掲載日 令和7年7月18日
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