○上三川町職員の旧姓使用に関する規程
令和3年12月23日
／訓令／教委訓令／第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は、婚姻、養子縁組その他の改姓事由(以下「婚姻等」という。)により戸籍上の氏を改めた職員が職務に関し、改姓前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓を使用できる文書等)
第2条 職員は、任命権者の承認を受けて、職員の間で使用している文書及び軽易な文書等で職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれがないものについて、旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等は、別表第1に掲げるものとする。
3 旧姓を使用することができない文書等は、別表第2に掲げるものとする。
(旧姓使用の申請)
第3条 職員は、旧姓使用の承認を受けようとするときは、旧姓使用届出書(別記様式第1号)を所属長を経て任命権者に提出しなければならない。
(旧姓使用の承認)
第4条 任命権者は、旧姓使用を承認するときは、旧姓使用承認通知書(別記様式第2号)により所属長を経て当該職員に通知するものとする。
2 任命権者は、旧姓使用を承認したときは、旧姓使用職員台帳(別記様式第3号)に記載するものとする。
(旧姓使用の取消し)
第5条 任命権者は、職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、前条の承認を取り消すことができる。
(旧姓使用の中止)
第6条 旧姓を使用している職員が、その使用を中止しようとするときは旧姓使用中止届出書(別記様式第4号)を所属長を経て任命権者に提出しなければならない。
(責務)
第8条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に町民、職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(その他)
第9条 この訓令に定めるもののほか、旧姓使用に関し必要な事項は任命権者が別に定める。
附則
(施行期日)
この訓令は、令和3年12月23日から施行する。
別表第1(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等 | 区分 | 主な文書の例 |
(1) 単に氏名が記載されたもの | 名札、名刺、職員録、座席表、連絡網 等 | |
(2) 職員の権利又は義務に関係する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓を使用することを原因とする係争が起きるおそれがないもの | 出勤簿、年次有給休暇願簿、旅行命令簿、時間外勤務命令簿 等 | |
(3) 専ら組織内部で使用している文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | 回議用紙(起案者、決裁者の氏名・印)、復命書、研修受講報告書、検査調書、支出負担行為決議書等の係印・決裁印、事務分担表、人事異動内示、グループウェア上の氏名、職場での呼称 等 | |
(4) 法令等に基づかない文書等、その他所属長が認める軽易なもの | 住民等に対するお知らせ文書等の担当者名 等 |
別表第2(第2条関係)
旧姓を使用することができない文書等 | 区分 | 主な文書の例 |
(1) 職員の身分関係及び権利義務に関する文書等で、対外的に効力を生じるもの | 在職証明書、宣誓書、身分証明書、人事異動通知書(辞令書等)、人事台帳、退職願、各証明願 等 | |
(2) 公権力の行使に関するもの | 徴税吏員証、立入検査・徴税・許認可等法令に基づく行政処分に係る文書、その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 等 | |
(3) 官公庁等の関係機関に提出する文書等及び関係機関に確認を求める文書等で、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を生じさせるおそれがあるもの | 源泉徴収票、給与支払報告書、栃木県市町村職員共済組合に提出する文書、税務署に提出する文書、日本年金機構に提出する文書、全国健康保険協会に提出する文書、金融機関等に提出する文書、公務災害に係る文書 等 | |
(4) 給与又は旅費の支給事務で、税金の源泉徴収、銀行口座の氏名等との整合性を図る必要があるもの | 給与関係の届出、支出命令書の請求者氏名・印、財務会計システム上の債権者登録名 等 | |
(5) その他任命権者が適当でないと認めるもの |
様式 略