○上三川町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領
平成18年11月1日
告示第66号
(目的)
第1条 この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務について、法、同法施行令(昭和42年政令第292号。以下「政令」という。)、住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び住民票の写し等の交付に関する省令(昭和60年自治省令第28号。以下「省令」という。)、住民基本台帳事務処理要領、住民基本台帳法の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)に定めるもののほか、取扱いを定めることにより、個人のプライバシーを保護し、当該行為が不当な目的に利用されることを防止するとともに、適正かつ円滑な事務処理を図ることを目的とする。
(閲覧の対象)
第2条 閲覧の対象は、法第11条第1項の規定及び政令第14条の規定に基づいて作成する住民基本台帳の一部の写しである閲覧専用リスト(以下「リスト」という。)によるものとする。
2 前項のリストには、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 住所
(2) 氏名
(3) 生年月日
(4) 性別
3 前項のリスト以外の閲覧又は消除された者に係る閲覧の申請については、これに応じないものとする。
4 リストは、閲覧申出があったとき、その申出に係る住民の範囲のみを抽出し、閲覧日の属する月の1日現在のものを打ち出すものとする。
5 リストは住民課(以下「閲覧場所」という。)に備えるものとする。
(閲覧の種類)
第3条 閲覧の種類は、次のとおりとする。
(1) 公用閲覧 法第11条第1項に規定する者による閲覧。
(2) 特定閲覧 法第11条の2第1項第3号に規定する閲覧。
(3) 不特定閲覧 法第11条の2第1項第1号及び第2号に規定する閲覧。
(閲覧の予約)
第4条 閲覧の予約については、先着順とし、閲覧者は閲覧をしようとする日(以下「閲覧日」という。)の1か月前(その日が町の休日に当たる場合はその翌日)から閲覧申請日前日までに、閲覧場所へ電話又は来庁により予約を行うものとする。ただし、公用閲覧についてはこの限りではない。
2 同一人、同一法人又は同一団体による予約については、週1回かつ月2回を限度とする。
3 閲覧の予約時に確認する事項は次のとおりとする。
(1) 閲覧日及び閲覧時間
(2) 閲覧申出者の氏名(法人又は団体にあっては法人名又は団体名及び代表者名)
(3) 閲覧者の氏名
(4) 連絡先の電話番号
(5) 閲覧の目的
2 特定閲覧による閲覧申出については、住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(別記様式第2号。以下「申出書」という。)及び正当な理由によるものであることを示す疎明書類等を閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。
3 不特定閲覧による閲覧申出については、次の項による取扱いとする。
(1) 法人又は団体(以下「法人等」という。)による閲覧申出にあっては、申出書、誓約書(別記様式第3号)、プライバシーポリシー(現に作成しているものがない場合は、別記様式第4号による。)又はプライバシーマークが付与されていることを示す書類(以下「プライバシーポリシー等」という。)、利用目的に係る調査票や案内等の送付物(以下「調査票等」という。)及び申出の同一年度内に交付された法人登記簿又は大学の委員会又は学部長による証明書等(以下「法人登記簿等」という。)を閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。ただし、法人登記簿等については、提示によることもできるものとし、その場合写しを保存するものとする。
(2) 前号以外の者にあっては、申出書、誓約書、プライバシーポリシー等、利用目的に係る調査票及び申出の同一年度内に交付された営業証明書等の官公署交付による事業内容若しくは活動内容の分かる資料(以下「営業証明書等」という。)を閲覧日の1週間前までに提出させるものとする。ただし、営業証明書等については、提示によることもできるものとし、その場合写しを保存するものとする。
(閲覧請求者等の資格及び請求事由等の確認)
第6条 公用閲覧による請求者の資格については、請求書の記載内容及び公印により確認するものとする。
2 特定及び不特定閲覧による申出者の資格については、申出書の記載内容、自署又は記名押印により確認するものとする。
3 請求事由又は利用目的については、請求書又は申出書及び添付書類により確認するものとする。
4 請求又は申出内容に疑わしい点があるなど必要と認めるときは、関係文書等の提示を求め又は当該請求者又は申出者が所属する機関又は法人等に対して照会を行うものとする。
5 前4項の確認をしたときは、その内容及び方法を請求書又は申出書の所定欄に補記するものとする。
(閲覧者の本人確認)
第7条 公用閲覧による閲覧者については、閲覧当日に国又は地方公共団体の職員であることを示す身分証明書等の提示を求めて本人確認をするものとする。
2 前項の場合において、必要と認めるときは、当該請求に係る国又は地方公共団体に対して照会を行うものとする。
3 前2項の確認をしたときは、その内容及び方法を請求書の所定欄に補記するものとする。
4 特定閲覧及び不特定閲覧による閲覧者については、閲覧日当日に個人番号カード等の本人の写真が貼付された官公署発行の身分証明書等又は閲覧者が本人であることを確認するため郵送により当該閲覧者に対して文書で照会したその回答書(別記様式第5号)及び町長が適当と認める書類の提示を求めて本人確認をするものとする。また、閲覧者と申出者との関係がわかる書類を提示させるものとする。
5 前項の場合において、必要と認めるときは、当該申出に係る法人等に照会を行うものとする。
6 前5項の確認をしたときには、その内容及び方法を申出書の所定欄に補記するものとする。
(1) 閲覧時間は、午前9時から午後4時までとする。
(2) 町の休日及び町の休日の翌日は閲覧の許可をしないものとする。
(3) 3月から5月までの事務繁忙月については、閲覧の許可をしないことができるものとする。
(4) 閲覧者の人員は、1日2名以内とし、同一法人又は同一団体につき1名とする。
(5) 閲覧内容を転記する場合は、住民基本台帳閲覧転記用紙(別記様式第6号。以下「転記用紙」という。)により行うものとする。
(閲覧の拒否)
第9条 閲覧の請求又は申出内容について、次の各号のいずれかに該当するときは、当該請求又は申出に応じないものとする。
(1) 請求者又は申出者が請求又は申出内容を明らかにしないとき。
(2) 誓約書の提出に応じなかったとき。
(4) 第7条による身分証明書等の提示に応じなかったとき。
(5) 差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。
(6) 個人のプライバシーの侵害につながるおそれがあると認められるとき。
(7) 他人の名誉毀損につながるおそれがあると認められるとき。
(8) 社会通念上閲覧する必要性ないし合理性がないと認められるとき。
(9) 法第50条の規定の違反行為をしたものと認定したとき。
(10) 執務に支障があると認められるとき。
(11) 天災等により、台帳又はリストが亡失又は毀損したとき。
(12) その他町長が相当と認めたとき。
(閲覧者の遵守事項及び閲覧の中止)
第10条 閲覧者は、次の事項を遵守しなければならない。
(1) 閲覧台には、転記用紙、筆記用具及びリスト以外のものを持ち込まないこと。
(2) 資料を持参して、リストと照合しないこと。
(3) パソコン、複写機、カメラ、ビデオ、録音機、携帯電話又はその他の機器等の使用をしないこと。
(4) 転記用紙以外に記載したり、記録したりしないこと。
(5) 指定された場所以外に、リストを持ち出さないこと。
(6) リストは1冊ずつ使用し、台帳から取り外したり、加筆したりしないこと。
(7) 利用目的外の者を転記しないこと。
(8) 閲覧場所での飲食及び喫煙をしないこと。
(9) 席を離れる場合は、リストを閉じること。
(10) みだりに発言し、騒がないこと。
(11) その他、係員の指示に従うこと。
2 前項の規定に違反したときは、閲覧を中止させることができる。
(閲覧内容の確認)
第11条 閲覧終了後、転記用紙の提示を求め、その内容の審査を行うものとする。
2 提示された転記用紙は、写しをとり、申出書等とともに保存するものとする。
(ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者の保護措置)
第12条 「住民基本台帳事務におけるドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者保護の支援措置」の対象者として認定された者に係る請求又は申出については、特別な請求又は申出がない場合には、支援対象者に係る部分をリストから除外又は抹消するものとする。
2 前項の措置を講じた場合は、請求者又は申請者にその旨を明らかにするものとする。
(成果の取扱い)
第13条 不特定閲覧のうち、法第11条の2第1項第1号に規定する閲覧については、成果に係る書類を提出させるものとする。
(公表)
第14条 閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)の状況については、毎年1回告示により公表するものとする。
(その他)
第15条 この要領に定めるもののほか、閲覧の運用に関し、必要な事項は別に定める。
附則
(適用期日)
1 この要領は、平成18年11月1日から適用する。
(上三川町住民基本台帳等の閲覧等の運用に関する事務取扱要領の廃止)
2 上三川町住民基本台帳等の閲覧等の運用に関する事務取扱要領(昭和58年)は、廃止する。
附則(平成20年告示第63号)
この要領は、平成20年10月1日から施行する。
附則(平成27年告示第106号)
この要領のうち、第7条第4項及び別記様式第2号の改正規定は平成28年1月1日から、第9条第9号及び別記様式第3号の改正規定は平成27年12月28日から施行する。
附則(平成31年告示第31号)
この要領は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年告示第13号)
この要領は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年告示第54号)
この要綱は、デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律(令和3年法律第37号)附則第1条第7号に掲げる規定(同法第51条の規定に限る。)の施行の日(令和5年4月1日)から施行する。
